Unidade Demandante 

Secretaria de Gestão de Pessoas

E-mail

sgp@tse.jus.br

Responsável pela Demanda  

Alda Mitie Kamada

1 - Indicar a necessidade da contratação, considerando o problema a ser resolvido sob perspectiva do interesse público (art. 18, §1º, da Lei nº 14.133/2021).

A aquisição de um sistema informatizado de gestão de pessoas para a Justiça Eleitoral é essencial para modernizar e otimizar os processos administrativos relacionados à gestão do corpo funcional. O sistema atual (SGRH - legado) enfrenta desafios significativos, como alta complexidade de integração nacional, custos elevados de manutenção e um tempo excessivo para o desenvolvimento de novas funcionalidades.

A modernização do sistema é crucial para garantir eficiência operacional, segurança dos dados e conformidade com exigências legais, como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). O desenvolvimento interno do sistema mostrou-se inviável considerando o tempo prolongado necessário para implementar novas funcionalidades e os custos elevados, que ultrapassaram as estimativas iniciais em mais de 100% em alguns casos. (Informação 24 (3107815), item 6)

A aquisição de uma solução de mercado apresenta vantagens como implementação mais rápida, redução da dependência de equipes internas, atualizações tecnológicas contínuas e centralização eficiente dos dados. Essa aquisição atende ao interesse público ao garantir que a Justiça Eleitoral tenha um sistema moderno, eficiente e seguro para gerenciar cerca de 23 mil servidores em exercício, 4,7 mil aposentados e pensionistas e aproximadamente 3,2 mil magistrados. Além disso, o sistema permitirá maior transparência e controle sobre a folha de pagamento, que movimenta cerca de R$ 485 milhões por mês. (Memorando 20 (2958842)).

1.1 - Indicar os riscos caso a demanda não seja atendida tempestivamente. Avalie e descreva os riscos existentes caso o Tribunal não faça a contratação de forma tempestiva - quais sistemas, serviços, atividades ou projetos podem ser impactados, e como?

Caso não seja adquirido um novo sistema tempestivamente, os seguintes riscos podem comprometer a operação da Justiça Eleitoral:

1. Colapso tecnológico: O sistema atual (SGRH) está baseado em tecnologias ultrapassadas, o que dificulta a manutenção e a integração com outros sistemas modernos e aumenta o risco de falhas operacionais;

2. Vulnerabilidades de segurança: O fato de o SGRH operar com tecnologias defasadas (como Delphi), aumenta o risco de vazamentos de dados e violações da LGPD, que poderiam expor informações sensíveis de servidores, magistrados e pensionistas.

3. Aumento dos esforços e custos na manutenção de sistema destinado a atividades-meio: A manutenção do sistema atual requer uma quantidade considerável de recursos humanos e financeiros, o que tende a aumentar os custos relativos a soluções de TI para as atividades-meio, em detrimento daquelas relacionadas às atividades-fim, que são demandas estratégicas;

4. Falhas que podem afetar os processos de trabalho, principalmente aqueles relacionados à folha de pagamento e a benefícios: Considerando a defasagem tecnológica e o aumento significativo de manutenções no sistema, aumenta-se o risco de falhas que podem afetar os processos de trabalho, em destaque o processamento de remunerações, aposentadorias e pensões, gerando transtornos para milhares de servidores e magistrados

5. Questionamentos de órgãos de controle, como do Tribunal de Contas da União (TCU): Eventuais erros do sistema podem trazer prejuízo ao Erário e serem objeto de questionamento dos órgãos de controle.

Se a aquisição não for realizada tempestivamente, a Justiça Eleitoral enfrentará um cenário de crescente ineficiência operacional, custos elevados e correrá um alto risco de comprometer a gestão de pessoas, impactando a qualidade dos serviços prestados e na imagem institucional perante a sociedade.

2 - Indicar se a demanda está prevista no Plano de Contratações Anual (PCA):
 

Caso haja previsão, informar abaixo o código da demanda e passar para o item 3.

( X ) Não     

(    ) Sim   

Código da demanda no PCA:

2.1 - Em caso negativo:

2.1.1 - Justificar a necessidade de inclusão da demanda no PCA

Considerando os riscos expostos, a inclusão da demanda no Plano de Contratação Anual torna-se estratégica e urgente, pois o SGRH precisa ser substituido o quanto antes, sobe pena de trazer grandes prejuízos à Justiça Eleitoral. 

Agestão de pessoas envolve inúmeros processos de trabalho, desde o ingresso do servidor à sua inatividade, passando por remuneração, férias e licenças, aposentadoria, pensão civil, etc. Todos eles com regras complexas e definidas por Lei ou normativos internos, as quais, nos tempos de hoje, dado o universo da força de trabalho, precisam estar amparadas por uma solução tecnológica que traga, além de segurança, flexibilidade, haja vista a necessidade de atualização constante.

Os estudos constantes no processo SEI nº 2024.00.000008903-2 apontam que a aquisição de uma solução de mercado é mais vantajosa que o desenvolvimento interno, tanto em termos de custo quanto de tempo de implementação. A aquisição de um sistema moderno permitirá a centralização dos dados, a padronização e uniformização de procedimentos, a integração com os Tribunais Regionais Eleitorais (TREs), a conformidade com a LGPD e com as regras do eSocial, garantindo segurança, transparência, flexibilidade e eficiência dos processos de gestão de pessoas.

Pelo exposto, entende-se que a demanda deve ser ser priorizada incluída no Plano de Contratação Anual (PAC), assegurando que os recursos necessários sejam alocados para a realização de um estudo técnico e, posteriormente, para a aquisição de uma solução de mercado.

2.1.2 - Indicar a vinculação da demanda ao Planejamento Estratégico: Informe qual é a relação da demanda/necessidade com o(s) objetivo(s) estratégico(s) do Tribunal.

OE4 — Aperfeiçoar a segurança da informação: O atual sistema de gestão de pessoas foi desenvolvido em Delphi e, posteriormente, foram implementados serviços web que extraem dados do sistema para abastecer o Portal do Servidor e o Portal da Transparência. Além disso, o sistema gera arquivos para o cumprimento de obrigações fiscais e previdenciárias (eSocial). No entanto, a tecnologia defasada do sistema principal compromete a segurança da informação e a capacidade de adaptação às novas exigências normativas. Nesse sentido, a aquisição de um novo sistema mais robusto, com estruturas modernas de segurança de dados, está alinhada a esse objetivo estratégico, pois possibilitará o atendimento desses requisitos com a flexibilidade necessária para se adequar às regras externas às quais a Justiça Eleitoral está submetida.

OE5 — Promover a inovação e ampliar a prestação de serviços digitais: O novo sistema deverá ter foco no usuário, possibilitando que serviços hoje prestados com intermédio de equipes de gestão de pessoas passem a ser realizados via autoatendimento, promovendo autonomia de servidoras(os) e de magistradas(os) e otimizando processos de trabalho. Quanto ao cidadão, usuário da Justiça Eleitoral, todas as informações de pessoal que precisam estar disponíveis no Portal da Transparência poderão ser apresentadas em relatórios mais interativos e fáceis de analisar, com periodicidade de atualização muito menor, quando não em tempo real.

OE8 — Garantir o acesso do público interno e externo à informação autêntica e de qualidade: Conforme visto acima, servidores(as) no objetivo anterior, magistrados(as), servidores(as) e cidadãs(ãos) terão acesso a um rol maior de serviços e informações, e em conformidade com a LGPD.

OE9 — Aprimorar a governança institucional:  A centralização dos dados da Justiça Eleitoral no TSE, possibilitando a uniformização de procedimentos e o controle, além de facilitar o acessoàs informações da Justiça Eleitoral como um todo e aprimorando os processos de auditoria.

OE12 — Aumentar a eficiência na gestão orçamentária: Com dados de pessoal consistentes em um sistema flexível, que possibilite informações tempestivas à área orçamentária, haverá ganho em planejamento (hoje realizado pelo SIGEPRO), além de ganhos potenciais na execução financeira.

OE13 — Melhorar a experiência de trabalho do servidor: Com mais serviços à disposição das(os) usuárias(os) e menor necessidade de resolução de questões de forma burocrática, o novo sistema contribuirá para a satisfação de servidoras(os) que ganharão agilidade em suas demandas e terão boas experiências em relação aos serviços prestados pela instituição.

OE15 — Garantir os recursos tecnológicos para a ampliação de serviços digitais, de inovação e segurança de TIC: a substituição do sistema, além das melhorias apontadas nos objetivos descritos anteriormente, possibilitará mitigar o risco de segurança existente hoje devido à solução tecnológica defasada que vem sendo utilizada (SGRH).

2.1.3 – Explicitar a motivação e o demonstrativo de resultado a ser alcançado: Informe qual a motivação e descreva os resultados a serem alcançados com a contratação.

A motivação para a aquisição de um novo sistema fundamenta-se na necessidade de modernização tecnológica, visando à segurança dos dados, à conformidade legal, à flexibilidade, à transparência, à automação dos processos de trabalho, à melhoria da prestação de serviços e à redução de custos operacionais. O sistema atual está obsoleto e não atende mais às demandas de gestão de pessoas de forma eficiente, gerando riscos significativos para a operação da Justiça Eleitoral, como falhas operacionais, vulnerabilidades de segurança e dificuldades na adaptação a novas exigências normativas.

São esperados os seguintes resultados, dentre outros:

• Segurança e conformidade: Maior proteção dos dados pessoais, em conformidade com a LGPD, além da mitigação de vulnerabilidades que possam comprometer a integridade e a confidencialidade das informações.

• Eficiência operacional e agilidade: Automação e otimização dos processos de gestão de pessoas, reduzindo erros operacionais e garantindo maior padronização em atividades como folha de pagamento, concessão de benefícios, gestão de desempenho e movimentações funcionais. Além disso, um novo sistema possibilitará autoatendimento para servidores(as) e magistrados(as), diminuindo a necessidade de intervenções manuais e melhorando o tempo de resposta às demandas internas.

• Redução de custos: Eliminação de gastos imprevistos com o desenvolvimento interno de um novo sistema e redução das despesas com a manutenção da solução atual, que demanda investimentos elevados para atualizações e correções.

• Implementação ágil: Enquanto o desenvolvimento interno de um sistema levaria muitos anos para ser concluído, devido à complexidade e ao modelo modular, a aquisição de uma solução de mercado permitirá uma implementação em menos de dois anos, acelerando os ganhos de eficiência.

• Integração e interoperabilidade: Um novo sistema que permita integração eficiente com outras plataformas da Justiça Eleitoral e de órgãos de controle, garantindo a centralização e o compartilhamento seguro de dados.

• Transparência e melhor prestação de contas: Aprimoramento das informações disponibilizadas no Portal da Transparência, com geração de relatórios mais dinâmicos, interativos e atualizados em menor intervalo de tempo, aumentando a confiabilidade dos dados disponibilizados ao público.

• Padronização e governança: Uniformização de procedimentos de gestão de pessoas entre os Tribunais Regionais Eleitorais, garantindo maior controle e facilitando auditorias e processos de fiscalização.

• Melhoria na gestão de pessoas: Maior eficiência na administração dos processos de trabalho, com impactos positivos na satisfação das(os) usuárias(os), na produtividade das equipes e na qualidade dos serviços prestados.

Com a futura aquisição de um novo sistema, a Justiça Eleitoral terá a possibilidade de contar com uma solução unificada, moderna, segura, flexível e eficiente, capaz de atender às demandas atuais e futuras da gestão de pessoas. A nova plataforma poderá garantir transparência, conformidade legal e eficiência operacional, proporcionando maior controle, agilidade e qualidade na prestação dos serviços, em alinhamento com os objetivos institucionais da Justiça Eleitoral.

2.1.4 - Indicar a prioridade da demanda (alta, média ou baixa)

Alta

3 - Indicar a data em que deve ser iniciada a prestação dos serviços ou realizada a entrega do material

Janeiro/2026

3.1 - Já foi feita contratação similar no Tribunal (vigente ou encerrada)?

( X ) Não

(    ) Sim 

Número do último contrato firmado pelo TSE:

Data de encerramento da vigência:

Número do processo SEI:

4 - Informar o valor estimado da contratação, apresentando justificativa caso seja divergente do valor indicado no PCA (o qual reflete o valor constante na proposta orçamentária).

R$ 43.400.000,00 (quarenta e três milhões e quatrocentos mil reais), ao logo de 36 meses.

5 - Equipe de Planejamento da Contratação - a quem compete elaborar o Estudo Técnico Preliminar (ETP). Pode ser dispensada, nos termos do art. 8º, §4º, da IN TSE nº 11/2021, porém deve ser feita a indicação de servidor ou servidora para elaborar o ETP.

( X ) Não

(     ) Sim

Se sim, justificar:

Obs: As justificativas apresentadas serão avaliadas pela autoridade indicada no art. 8º, §4º da IN TSE nº 11/2021 e podem ou não ser acatadas, motivo pelo qual as indicações solicitadas no item 5.2 são obrigatórias.

5.2 – Indicar servidores para compor a Equipe de Planejamento da Contratação

As pessoas indicadas para compor a Equipe de Planejamento devem desempenhar atividades objetivando a elaboração do Estudo Técnico Preliminar, observadas as disposições contidas nos arts. 9º e 10 da IN/TSE nº 11/2021, incluindo a identificação de riscos, devendo, ainda, apoiar a Unidade Demandante na elaboração do Termo de Referência (TR) ou do Projeto Básico (PB).

GESTOR(A), ATENÇÃO!! Antes de fazer a indicação, verifique se o(a) servidor(a) possui:

a) as competências necessárias para execução das fases previstas no art. 2º da IN TSE nº 11/2021, o que inclui conhecimentos sobre aspectos técnicos e de uso das soluções a serem
identificadas, de licitações, de contratos e de gestão contratual; e

b) disponibilidade de tempo para executar as atribuições para as quais ocorra designação, considerando as atividades já exercidas.

IMPORTANTE: Todas as pessoas indicadas para compor a Equipe de Planejamento da Contratação devem preencher declaração de ciência de suas atribuições, conforme modelo "Declaração de Ciência - Eq. de Planejamento".

5.2.1 - Integrante(s) Demandante(s): a quem compete detalhar as necessidades a serem atendidas com a contratação (deve-se indicar ao menos 1 responsável, mesmo no caso de solicitação para dispensa da equipe de planejamento – Caso a dispensa da equipe seja acatada, esse representante será o responsável pela elaboração do Estudo Técnico Preliminar).
 

Caso haja necessidade de capacitação específica dos(as) indicados(as) para exercer suas atribuições na equipe de planejamento, indique-a(s) aqui: ____________________________________________
 

5.2.2 - Integrante(s) Técnico(s): a quem compete detalhar os aspectos técnicos e de uso das soluções identificadas (deve-se indicar ao menos 1 responsável, mesmo no caso de solicitação para dispensa da equipe de planejamento – Caso a dispensa da equipe seja acatada, esse representante será o responsável pela elaboração do Estudo Técnico Preliminar).

5.2.2.1 - A unidade demandante detém conhecimento técnico para detalhamento das soluções?

Caso haja necessidade de capacitação específica dos(as) indicados(as) para exercer suas atribuições na equipe de planejamento, indique-a(s) aqui: ____________________________________________

Observa-se, nos termos do §6º do art. 8º da Instrução Normativa TSE nº 11/2021, a necessidade de que a Secretaria de Administração indique representantes para compor a Equipe de Planejamento da Contratação, devido à complexidade e relevância da demanda. Além dos profissionais da área demandante e da área técnica, a participação de integrantes da Secretaria de Administração contribuirá para um planejamento mais robusto e alinhado às diretrizes institucionais.

Também ficou acordado entre esta SGP e a Secretaria de Planejamento, Orçamento, Finanças e Contabilidade — SOF que a equipe de planejamento contará com um ou mais representantes daquela Secretaria.

6 - Estudo Técnico Preliminar: a elaboração do Estudo Técnico Preliminar pode ser dispensada, nos termos do art. 10, §16, da IN TSE nº 11/2021?

( X ) Não

(     ) Sim

Se sim, justificar:

Obs: As justificativas apresentadas serão avaliadas pela autoridade indicada no art. 10, §16 da IN TSE nº 11/2021 e podem ou não ser acatadas.

7 - Análise de Riscos: a análise de riscos pode ser dispensada, nos termos do art. 18, X, c/c art. 18, §2º, da Lei nº 14.133/2021? - Não se aplica a contratos de tecnologia da informação, conforme art. 10 da Resolução CNJ nº 468/2022.

( X ) Não

(     ) Sim

Se sim, justificar:

8 – Indicar servidores para atuar na fiscalização técnica e administrativa do ajuste

As pessoas indicadas para atuar na fiscalização técnica e administrativa devem participar de todas as discussões para elaboração dos Estudos Técnicos Preliminares e acompanhar o processo de contratação, observadas as diretrizes estabelecidas no art. 8º, §§ 8º, 9º e 10, da IN/TSE nº 11/2021.

IMPORTANTE: Todas as pessoas indicadas para atuar na fiscalização técnica e administrativa do ajuste devem preencher declaração de ciência de suas atribuições, conforme modelo "Declaração de Ciência - Fiscais".

8.1 - Fiscalização Técnica (as atribuições da fiscalização técnica estão descritas nos arts. 28, I e 29 da IN TSE nº 11/2021).

8.2 - Fiscalização Administrativa (as atribuições da fiscalização administrativa estão descritas nos arts. 25, 28, II e 29 da IN TSE nº 11/2021).

Caso a complexidade da contratação exija que a fiscalização administrativa seja exercida pela unidade competente da Secretaria de Administração, deixar os campos em branco, para manifestação da Coordenadoria de Fiscalização Administrativa (Cofad/SAD).

9. Encaminhamentos

Inicialmente, DECLARO que avaliei as situações relacionadas nos arts. 8º, §1º e 22, todos da IN/TSE nº 11/2021, razão pela qual promovi as indicações dos(as) servidores(as) para atuar isoladamente ou como membro de eventual Equipe de Planejamento da Contratação e como fiscal técnico, administrativo e substituto.

10.1 - Aos servidores e às servidoras indicados(as) nos itens 5.2.1 e 5.2.2, para assinatura de declaração de ciência de suas atribuições, conforme modelo "Declaração de Ciência - Eq. de Planejamento";

10.2 - À(s) unidade(s) orgânica(s) indicada(s) no item 5.2.2, para indicação de Integrante(s) Técnico(s), quando for o caso, devendo utilizar, para tanto, o modelo de documento "DOD - Indicação de Integrante Técnico";

10.3 - Aos servidores e às servidoras indicados(as) no item 8, para assinatura de declaração de ciência de suas atribuições, conforme modelo "Declaração de Ciência - Fiscais";

10.4 - À Secretaria de Administração (SAD), para análise e prosseguimento.
 

Nome e Assinatura do titular de Secretaria ou Assessoria

(Unidade Demandante)